9 MANERAS PARA CONSEGUIR REUNIONES EFECTIVAS

9 MANERAS PARA CONSEGUIR REUNIONES EFECTIVAS

 Cuando se hacen bien, las reuniones pueden facilitar el trabajo de todos – sólo con una charla de 5 minutos podemos ahorrar tiempo y dinero. Pero más veces de las que nos gustaría. Las reuniones ocupan gran parte de nuestra agenda y acaban siendo una pérdida de tiempo.

Perder tiempo es perder dinero. Según las estadísticas, la media de empleados acude a unas 62 reuniones cada mes, de las cuales, la mitad de éstas es considerada una pérdida de tiempo. Esto implica perder unas 31h al mes en reuniones improductivas. En los Estados Unidos, por ejemplo, 37 billones de dólares se pierden cada año debido a reuniones no productivas.

¿Cómo conseguir reuniones efectivas? A continuación, 9 medidas simples para recuperar el control de nuestro calendario haciendo nuestras reuniones más provechosas.

  1. Establecer una agenda clara con tiempo.

Siempre ayuda que la gente llegue a una reunión completamente preparada. Hacer circular una agenda clara de antemano permite a los asistentes prepararse debidamente, dando lugar a reuniones enfocadas y productivas.

 

  1. Asignar un líder.

Escoger un líder para la reunión que se sienta cómodo llevándola a cabo y que haga un buen trabajo manteniendo todo encaminado. Debemos escoger a alguien confiable y respetado por el equipo.

 

  1. Intentar evitar los dispositivos electrónicos

Entre emails, llamadas y notificaciones hay muchas otras cosas que requieren de nuestra atención durante la jornada laboral. En la medida de lo posible, debemos intentar evitar los dispositivos para poner las distracciones a un lado.

  1. Mantener reuniones entre 4-7 personas.

Demasiados cocineros arruinan el caldo y demasiadas personas hacen una reunión poco efectiva. Quizá requiera de un poco de tacto, pero deberíamos convocar sólo a aquellos que tengan una buena aportación que hacer, independientemente de asistencias o expectativas pasadas.

  1. Adoptar el enfoque de los trenes suizos, por ejemplo.

Si a tu equipo le cuesta ser puntual, podemos intentar establecer horarios y duraciones muy específicos para las reuniones, como si fueran horarios de tren. Por ejemplo, de 9.23am a 9.44 am. El hecho de ser tan específicos hará que nuestros asistentes se interesen y sientan curiosidad por los tiempos de inicio y fin de ésta – evitando así cualquier tipo de duda.

 

  1. Guardar las “puestas al día” para los emails.

Además de una pérdida de tiempo, el hecho de organizar una reunión tras otra acabará agotando los recursos ejecutivos de nuestro equipo – especialmente el combustible para el pensamiento agudo y el buen juicio. Si las “puestas al día” se pueden hacer vía email, entonces evitemos las reuniones.

 

  1. Llevémoslo al exterior.

Una reunión formal con todos sentados alrededor de una mesa está muy bien, pero si no hay papeleo de por medio, entonces ¿por qué no dar un paseo y charlar? Alternativamente, podemos tener reuniones de tú a tú en algún bar o cafetería para tener un lugar tranquilo y cómodo donde conversar.

  1. Intentar hacer las reuniones lo más cortas posible.

En reuniones cortas, la gente tiende a enfocarse más – trabajando así más rápido y manteniendo las conversaciones justas dado el tiempo limitado. Hay estudios que demuestran que la gente deja de hacer tantas preguntas y se centra en hacer las cosas, por lo tanto, las reuniones ideales no deberían durar más de 1h.

 

  1. Utilizar los últimos 10 minutos para recapitular.

Para seguir adelante con los temas de la reunión, debemos asegurarnos de que todos estamos siguiendo el ritmo y que entendemos los puntos propios de actuación, y cuándo y cómo vamos a responder a ellos.

 

La colaboración es la columna vertebral de cualquier negocio exitoso. Si seguimos estos consejos nos aseguraremos de hacer un uso efectivo del tiempo de todos – incluyendo el nuestro propio.

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