Desde Hub&in sabemos lo importante que es cada reunión que realizas, bien sea desde la mas pequeña hasta la más grande; cada una de ellas en un evento en si mismo, ya que aunque parezca fácil u obvio debes tomar en cuenta varios aspectos.
En los espacios de Hub&in contamos con la experiencia y disponibilidad de apoyarte a tener un evento tomando en cuenta todos los detalles para que sea todo un éxito y logres el propósito que buscas.
Entonces, ¿qué elementos debes tomar en cuenta? Te daremos las ideas masticadas a continuación:
¿Cuántas personas asistirán al espacio de reunión?
En algunas ocasiones resulta muy sencillo saber la cantidad de personas que asistirán al evento o reunión que planeas, sin embargo, puede que no esté tan claro o se trate de un rango de personas, para poder tener un control de los asistentes es recomendable llevar una lista con sus datos y el último status de asistencia que te han dado y cuando la reunión se acerque puedas confirmar quienes asistirán, esto aliviará la organización en términos de los elementos que tendrás disponibles para los asistentes, como libretas, bolis, marcadores, o cualquier otro artículo a utilizar en la reunión o evento que vas a realizar, igualmente si estas planeando acompañar tu evento con un catering debes saber con exactitud las personas que asistirán.
¿Qué tipo de reunión será?
Cuando defines el tipo de reunión a realizar podrás organizar todos los recursos a utilizar, así como la disposición del espacio de reuniones, esto te ayudará a planificar todo de la forma mas ordenada y fluida posible. Te recomendamos llevar un planificador para que no se te escape nada! Este planificador no es mas que un cuadro, en excel o una libreta, donde realices una lista con cada una de las actividades que se llevarán a cabo en tu reunión, luego en cada fila o punto de la agenda colocarás las columnas con los títulos de aspectos a tomar en cuenta, cómo por ejemplo, que recursos necesitaras tanto para el o las personas que dirigen la reunión, así como para los participantes, otra columna importante es para las acciones que realizarán los asistentes, por ejemplo, es una reunión de tipo charla, conferencia, curso, entrenamiento, de reflexión o intercambio de ideas? ¿los asistentes desarrollaran algún tipo de dinámica? y en este caso será de forma individual, grupal, sentados, de pie, etc. Al contar con este cuadro planificador de cada una de las actividades y sus respectivos aspectos a tomar en cuenta te será mas fácil tenerlo todo al tiro. Así que anímate a comenzar ya tu próxima organización del espacio de reunión!
¿Cómo organizar el espacio de reunión?
Sin duda, en este aspecto si que tenemos experiencia en nuestros centros de negocios, ya que contamos con salas diáfanas, de diversos tamaños y con diferentes tipos de mesas, para poderlas adaptar a las necesidades de tu evento o reunión, también puedes contar con un equipo de personas que podrá organizar el espacio de tu reunión justo como la necesitas! Entonces, si ya has llenado el planificador que te hemos mencionado en el punto anterior ya puedes tener una idea de como organizar el espacio para tu reunión o evento y si aún no lo tienes claro, acá te mostramos algunas sugerencias:
Espacio organizado tipo consejo:
Es un espacio de trabajo ideal cuando quieres hacer actividades que faciliten la comunicación en los asistentes, ya que estos podrán verse unos a otros de forma sencilla y espontánea, de esta forma se facilita en el intercambio de ideas que plantee el moderador de la reunión. Igualmente facilita algunas actividades en grupo así como las de networking.
Espacio organizado tipo U:
Es muy parecida a la anterior, ya que los asistentes pueden verse unos a otros, lo cual fomenta la participación y diluye la sensación de liderazgo y además podrás utilizar con mayor facilidad un proyector, pizarra o tv para proyectar tu presentación, videos u otro tipo de herramienta de apoyo que los participantes puedan ver con facilidad.
Espacio organizado tipo teatro:
Permite tener una mayor concentración en el líder, conferencista o formador que esté dando la información. Se utiliza frecuentemente para dar discursos, charlas, conferencias o eventos de empresas, Este tipo de distribución te permitirá fomentar el interés hacia un solo punto de la sala donde estará el o las personas que emitirán el tema que se va a dictar.
Espacio organizado tipo aula:
Este tipo es parecido al anterior, las sillas están distribuidas hacia un área frontal de la sala, colocando las sillas como en tipo teatro pero además se utilizan mesas lineales o mesas tipo pala que acompañan a cada una de las sillas para poder tomar notas o realizar trabajos individuales o con el compañero que impliquen tomar notas o usar ordenador o algún material con el que se vaya a trabajar que requiera una mesa.
Si ya tienes organizada tu próxima reunión Hub&in tiene la solución para ti, contáctanos para reservar la sala o espacio que desees para tu próximo evento, estamos esperando tu llamado!
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